Se stai pensando di dotare il tuo ufficio di una stampante ma non vuoi impegnare migliaia di euro in un acquisto, il noleggio di stampanti per ufficio potrebbe essere la soluzione che stai cercando. Negli ultimi anni sempre più aziende e professionisti hanno scoperto che noleggiare una stampante multifunzione conviene più che comprarla.
Ma come funziona davvero? Quando conviene il noleggio rispetto all’acquisto? E soprattutto, come scegliere l’offerta giusta senza cadere in tranelli nascosti? In questa guida ti spieghiamo tutto quello che devi sapere per prendere la decisione migliore per il tuo ufficio.
Il mercato del noleggio stampanti ufficio è cresciuto del 25% negli ultimi tre anni, segno che non si tratta di una moda passeggera ma di una vera alternativa all’acquisto tradizionale. La ragione è semplice: le aziende hanno capito che pagare un canone mensile fisso è spesso più conveniente che investire subito una grossa somma e poi trovarsi con costi imprevisti per manutenzione, toner e riparazioni.
Come funziona il noleggio operativo di stampanti per ufficio
Il noleggio di stampanti per ufficio funziona come l’affitto di una casa: paghi un canone mensile per utilizzare la stampante senza diventarne proprietario. Alla fine del contratto puoi scegliere se restituirla, rinnovare con un modello più nuovo o, in alcuni casi, riscattarla a un prezzo conveniente. Esistono principalmente due tipi di contratti per il noleggio stampanti multifunzione:
- Noleggio operativo puro: paghi solo il canone mensile della macchina. Toner, manutenzione e riparazioni sono servizi aggiuntivi che puoi scegliere separatamente. Questa formula è ideale se hai già un fornitore di fiducia per l’assistenza o se l’utilizzo è molto basso.
- Noleggio con costo-copia: oltre al canone base, paghi un importo fisso per ogni pagina stampata. Questo prezzo include tutto: toner, manutenzione, assistenza e ricambi. È la formula più popolare perché elimina completamente le sorprese e i costi imprevisti.
La differenza principale rispetto al leasing è che nel noleggio operativo non hai l’obbligo di acquistare la macchina a fine contratto. Secondo uno studio dell’Osservatorio Print&Document Management del 2024, oltre il 60% delle aziende italiane preferisce il noleggio proprio per questa flessibilità.
Quando conviene noleggiare una stampante invece di comprarla
La domanda che tutti si fanno è: “Ma alla fine, conviene noleggiare una stampante?”. La risposta non è uguale per tutti, dipende da diversi fattori che devi valutare attentamente.
Il noleggio conviene quando:
- Stampi più di 1.500 pagine al mese
- Non vuoi immobilizzare capitale (una multifunzione professionale costa dai 3.000 ai 8.000 euro)
- Preferisci costi fissi e prevedibili
- Vuoi sempre tecnologia aggiornata senza pensare all’obsolescenza
- La tua azienda è in crescita e le esigenze potrebbero cambiare
L’acquisto conviene quando:
- Stampi meno di 500 pagine al mese
- Hai liquidità disponibile e preferisci un investimento una tantum
- Hai già un tecnico interno per la manutenzione
- Utilizzi prevalentemente stampe in bianco e nero con esigenze semplici
Un esempio concreto: uno studio legale di Roma con 8 dipendenti stampa mediamente 4.000 pagine al mese. Comprare una multifunzione professionale costerebbe circa 5.500 euro, più 200 euro al mese di toner e manutenzione. Con il noleggio multifunzione pagherebbe 180 euro al mese tutto incluso, risparmiando sul lungo termine e avendo sempre assistenza garantita.
Quanto costa davvero noleggiare una stampante per ufficio
I costi del noleggio stampanti variano molto in base al tipo di macchina, ai volumi e ai servizi inclusi. Ecco una panoramica realistica dei prezzi di mercato aggiornati al 2025:
- Stampanti compatte A4 (fino a 2.000 pagine/mese):
- Noleggio operativo: 45-80 euro/mese
- Con costo-copia: 35-60 euro/mese + 0,01-0,015 euro/pagina
- Multifunzioni A4 professionali (fino a 5.000 pagine/mese):
- Noleggio operativo: 80-150 euro/mese
- Con costo-copia: 60-100 euro/mese + 0,008-0,012 euro/pagina B&N, 0,06-0,10 euro/pagina colori
- Multifunzioni A3 avanzate (oltre 8.000 pagine/mese):
- Noleggio operativo: 150-300 euro/mese
- Con costo-copia: 100-200 euro/mese + 0,007-0,010 euro/pagina B&N, 0,05-0,08 euro/pagina colori
Questi prezzi sono indicativi e dipendono molto dalla zona geografica, dal fornitore e dalla durata del contratto. Le aziende che scelgono contratti più lunghi (48-60 mesi) ottengono sconti significativi sui canoni mensili.
Costi nascosti da verificare sempre:
- Spese di installazione e configurazione
- Costi di trasporto per consegna e ritiro
- Penali per recesso anticipato
- Tariffe per volumi eccedenti le soglie contrattuali
- Costi per carta (spesso esclusa anche nei contratti all-inclusive)
Come scegliere il fornitore giusto per il noleggio
La scelta del partner per il noleggio stampanti è cruciale quanto la scelta della macchina stessa. Un fornitore affidabile può fare la differenza tra un’esperienza positiva e anni di problemi.
Noi di JT Group lo sappiamo bene, dopo oltre 15 anni nel settore e migliaia di aziende servite nella zona di Roma e provincia. La nostra esperienza ci ha insegnato che gli aspetti davvero importanti sono pochi ma fondamentali.
- Copertura territoriale e tempi di intervento: quando la stampante si blocca, ogni minuto conta. Per questo garantiamo interventi di assistenza tecnica entro 8 ore lavorative con tecnici specializzati direttamente sul territorio romano. Non ci appoggiamo a centri esterni o call center: i nostri tecnici arrivano rapidamente dove serve.
- Trasparenza contrattuale: ogni nostro preventivo include tutti i costi dettagliati, dalle spese di installazione alle condizioni di recesso. Non amiamo le sorprese e sappiamo che voi nemmeno. Le nostre proposte di noleggio stampanti specificano sempre cosa è incluso e cosa no, con clausole chiare e comprensibili.
- Esperienza settoriale verificabile: gestiamo stampanti per studi legali, commercialisti, agenzie immobiliari e piccole manifatture. Ogni settore ha esigenze diverse e noi lo capiamo. Un avvocato che deve stampare contratti ha bisogni diversi da un architetto che lavora con planimetrie A3, e le nostre soluzioni riflettono questa comprensione.
- Assistenza tecnica di qualità: i nostri tecnici non sono esterni chiamati al bisogno, ma professionisti interni formati costantemente sulle tecnologie più recenti. Offriamo supporto telefonico negli orari lavorativi e, quando necessario, interventi in sede con la competenza di chi conosce davvero ogni aspetto delle macchine che installa.
Quello che distingue davvero un fornitore serio da uno improvvisato sono i dettagli che emergono solo dopo mesi di utilizzo: la rapidità nel risolvere i problemi, la qualità dei materiali forniti, la capacità di adattarsi alle esigenze che cambiano. Questi sono gli aspetti su cui costruiamo la nostra reputazione da anni.
Domande frequenti sul noleggio stampante ufficio
Quanto costa noleggiare una stampante multifunzione? I costi vanno da 45 euro/mese per modelli entry-level A4 fino a 300+ euro/mese per multifunzioni A3 ad alta produzione. La formula costo-copia aggiunge 0,008-0,015 euro per pagina B&N e 0,05-0,10 euro per pagina colori, ma include tutto (toner, manutenzione, assistenza).
Conviene noleggiare una stampante o comprarla? Il noleggio conviene quando stampi più di 1.500 pagine/mese, vuoi costi fissi prevedibili e non vuoi pensare alla manutenzione. L’acquisto conviene per volumi bassi (sotto 500 pagine/mese) e se hai liquidità disponibile.
Qual è la differenza tra noleggio e leasing operativo? Nel noleggio non hai obbligo di acquisto finale e maggiore flessibilità. Nel leasing l’obiettivo è comprare la macchina a fine contratto con un riscatto obbligatorio. Il noleggio è più flessibile, il leasing più conveniente se vuoi definitivamente la proprietà.
Come funziona il costo-copia nel noleggio stampanti? Paghi un canone base mensile per la macchina più un importo per ogni pagina stampata che include toner, manutenzione e assistenza. È la formula più trasparente e prevedibile, ideale per chi non vuole sorprese.
Cosa succede se la stampante a noleggio si rompe? Con un contratto serio, il fornitore interviene entro 4-8 ore per riparare la macchina. Se la riparazione richiede più tempo, dovrebbe fornire una macchina sostitutiva per non bloccare il tuo lavoro.
Si può uscire da un contratto di noleggio stampante prima della scadenza? Dipende dalle clausole contrattuali. I contratti seri prevedono possibilità di recesso con preavvisi di 1-3 mesi, ma potrebbero esserci penali. Leggi sempre attentamente questa parte prima di firmare.
Il noleggio operativo è deducibile fiscalmente? Sì, i canoni di noleggio operativo sono completamente deducibili ai fini IRES e IRAP senza limitazioni. È uno dei vantaggi fiscali principali rispetto all’acquisto che richiede ammortamento pluriennale.
Scegliere il noleggio stampante ufficio giusto per le tue esigenze
Il noleggio stampante ufficio può trasformare un costo fisso e imprevedibile in un servizio efficiente e trasparente. La chiave è valutare onestamente le tue esigenze attuali e future, confrontare le offerte con attenzione e scegliere un fornitore che dimostri competenza e affidabilità.
Prima di firmare qualsiasi contratto, fai sempre queste verifiche: calcola il costo totale su base annuale includendo tutti i servizi, verifica i tempi di assistenza garantiti, leggi attentamente le clausole di recesso e chiedi referenze verificabili di clienti simili alla tua attività.
Ricorda che stai scegliendo un partner, non solo un fornitore. La stampante sarà nel tuo ufficio per anni, e la qualità del servizio post-vendita farà la differenza tra un investimento azzeccato e un problema quotidiano.
Se stai valutando il noleggio stampanti per il tuo ufficio e hai domande specifiche sulla tua situazione, noi di JT Group siamo qui per aiutarti. Con oltre 15 anni di esperienza nel settore e centinaia di aziende soddisfatte nella zona di Roma, possiamo offrirti una consulenza personalizzata completamente gratuita. Analizziamo insieme le tue esigenze di stampa, ti proponiamo le soluzioni più adatte e ti forniamo un preventivo trasparente senza impegno. Contattaci oggi stesso per scoprire come il noleggio operativo può semplificare la gestione delle tue stampanti e ottimizzare i costi del tuo ufficio.